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Claves para que tus reuniones de empresa sean más productivas

Las reuniones pueden ser poderosos espacios de comunicación, feedback y búsqueda de soluciones para los problemas de la compañía, pero también convertirse en pérdidas de tiempo, dinero y esfuerzo.

Existen diversas técnicas que puedes aplicar si no quieres que sean un lastre para tu productividad.

Bajo una cultura corporativa sana y eficaz, unas directrices básicas y un enfoque pragmático, las reuniones de empresa son esenciales para incrementar la productividad, guiar el rumbo de la compañía, recibir retroalimentación de los empleados, obtener nuevas ideas o detectar obstáculos para cada proyecto. Sin embargo, en la realidad esto no siempre sucede, y las empresas pierden muchísimo dinero y un tiempo muy valioso convocando reuniones periódicas de las que no se saca nada en limpio.
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Las reuniones también son un reflejo de la efectividad de tus estrategias, del ambiente laboral o de la puntualidad de los empleados. Un mal jefe también lo será durante una reunión, por lo que todos y cada uno de los integrantes de la misma deben ponerse las pilas para conseguir extraer todo el jugo de estos momentos. Aplicando una serie de puntos fundamentales, lograrás que las reuniones funcionen mucho mejor. ¡Y no olvides hacer los deberes al finalizar!

4 maneras de mejorar la efectividad de tus reuniones
Nunca empieces una reunión sin una agenda documentada: Uno de los principales motivos de la falta de productividad en las reuniones corporativas es la falta de organización y recopilación de datos previa. Para poder tomar decisiones importantes en la misma, así como discutir las principales claves de debate, debe existir una agenda previa que los integrantes conozcan con antelación -por ejemplo, enviándola al correo electrónico o colgándola en un calendario u herramienta interna de la empresa-. En ella deben establecerse las expectativas claras, la documentación necesaria que debe ser previamente consultada y a ser posible, los puntos que se abordarán.
Delimitar los turnos y poner el foco en ideas concretas: Irse por las ramas, tratar conceptos abstractos o sacar a colación ideas ajenas a la reunión es de las peores cosas que te pueden pasar. Si surgen propuestas interesantes durante la misma puedes recogerlas en un parte para ser analizadas en profundidad a posteriori, pero es importante ceñirte a la agenda pautada, respetar los turnos de palabra y delimitar una duración máxima de cada intervención en caso de que sea necesario. Respetar los horarios es clave para que todo salga adecuadamente.
Realiza la reunión en un espacio adecuado: Un bar no es el lugar apropiado para celebrar una reunión seria. Es fundamental que el espacio esté destinado exclusivamente a los miembros de tu empresa, sus características -materiales, iluminación, etc- favorezcan la concentración y la productividad y que además, tengas previamente preparado toda la infraestructura técnica necesaria -un proyector, por ejemplo- para que no haya imprevistos ni retrasos en el inicio del evento.
Solamente deben asistir las personas necesarias: En las reuniones debe ser considerada la participación de todas aquellas personas involucradas y necesarias, por lo que, en lugar de invitar en masa a toda la plantilla, invita a asistir a aquellos trabajadores que vayan a aportar valor, a contribuir a la toma de decisiones y a avanzar en el proyecto. De lo contrario, la presencia obligatoria en la reunión se convertirá en un lastre y todo el mundo perderá su tiempo -que podría alargarse más-. Envía un acta con los puntos importantes al final de la misma y delega las pertinentes responsabilidades.